Piszą o Nas.

Szanowni Państwo!

Prosimy o zapoznanie się z artykułem o naszej firmie i branży.

SERWIS

Zaopatrzenie w materiały biurowe i eksploatacyjne

Papier, toner i ciasteczka

• Opinie klientów
• Gdzie zamówić usługę, ile to kosztuje

Nawet mała firma zużywa dużo papieru i innych materiałów biurowych. Uzupełnianie zapasów na własną rękę zabiera wiele czasu. Lepiej skorzystać z usług biuroserwisu, który oferuje duży wybór towarów, dostarcza je szybko i po niższych cenach niż obowiązujące w sklepie papierniczym. A jeśli potrzeba, dowiezie również lód na przyjęcie albo gadżety reklamowe na ważne spotkanie służbowe.

WOJCIECH KOKOCIŃSKI

Artykuły biurowe zamawiamy na podstawie katalogu zawierającego opis, zdjęcia i ceny produktów. Katalogi dostarczane są przez przedstawicieli handlowych, u których można od razu złożyć zamówienie. Można to też zrobić telefonicznie, faksem, coraz częściej także e-mailem albo wypełniając odpowiedni formularz na stronie internetowej.

Przed zleceniem dostawy powinniśmy dokładnie sprawdzić, co jest nam potrzebne. - Nierzadko zdarza się, że klienci zamawiają zbędne im rzeczy, które od razu chcą zwrócić - mówi Dariusz Butylewicz z firmy Apis.

Standardowo w obrębie jednego miasta i jego okolic materiały są dostarczane nie później niż następnego dnia po przyjęciu zamówienia, czasami po kilku godzinach. Bardzo rzadko dostawa jest płatna.

Najczęściej w biuroserwisie zamawia się papier, a oprócz niego: segregatory, teczki, koperty, zeszyty, notesy, kartki samoprzylepne, długopisy, ołówki, nożyczki, linijki, zszywki i wiele innych artykułów. Firmy takie dostarczają również nośniki danych (np. płyty CD czy dyskietki) i materiały eksploatacyjne - tonery, cartridge - do urządzeń biurowych: drukarek, kserokopiarek, faksów. W zależności od tego, jakie mamy urządzenia, potrzebujemy różnych materiałów, a na rynku ich wybór jest bardzo duży. Dlatego najlepiej wybrać takiego dostawcę, który oferuje szeroki asortyment.

Ceny artykułów biurowych zależą od ich jakości i od producentów. Na przykład segregator renomowanej firmy Esselte jest o kilka złotych droższy niż produkt niemarkowy (no name). Ceny papieru także wahają się znacznie. Najtańszy papier jest zazwyczaj słabej jakości i oszczędność przy jego zakupie może okazać się pozorna.

SZUKANIE DOSTAWCY

Dobrze jest nawiązać stałą współpracę z jednym dostawcą, ponieważ wtedy można liczyć na większe rabaty i dłuższe terminy płatności. Podpisując długoterminową umowę, musimy uważać na zawarte w niej zapisy. Zdarza się, że w umowie znajduje się niekorzystny dla klienta zakaz kupowania artykułów innych firm.

Należy również stworzyć sobie możliwość kontroli cen i ich negocjowania. Może się bowiem okazać, że po kilku tygodniach od podpisania umowy ceny wzrosną. Aby tego uniknąć, najlepiej ustalić jak najkrótszy termin wypowiedzenia umowy.

Nie zaszkodzi co pewien czas sprawdzać oferty konkurencji. Jeśli różnica w cenach będzie znaczna, trzeba zastanowić się nad zmianą biuroserwisu. Można również nawiązać stałą współpracę z różnymi dostawcami; u jednego dostaniemy taniej np. papier i segregatory, a u drugiego ołówki i długopisy.

LICZY SIĘ ELASTYCZNOŚĆ

Cena nie powinna być jedynym kryterium decydującym o wyborze biuroserwisu. - Dostawców artykułów biurowych przede wszystkim powinna cechować elastyczność - uważa Katarzyna Gawryś z firmy 1K. Jej klienci oczekują coraz bardziej kompleksowej obsługi. Dlatego 1K w swojej ofercie, oprócz typowych materiałów biurowych i eksploatacyjnych, ma również chemię gospodarczą i artykuły spożywcze, np. napoje, paluszki, ciastka. - Zawsze jesteśmy przygotowani na nietypowe zlecenia, jak dostarczenie w ciągu godziny kostek lodu na przyjęcie organizowane przez prezesa firmy - mówi Katarzyna Gawryś.

Biuroserwisy zaczynają też realizować zamówienia będące do niedawna domeną agencji reklamowych. Dostarczają gadżety reklamowe, kalendarze, projektują i drukują materiały firmowe. Coraz częściej otwierają także sklepy internetowe. Według Sebastiana Bigosa z firmy Partner Papes ten rodzaj sprzedaży zyskuje ostatnio na popularności. - Nasza handlowa platforma internetowa umożliwia obsługę klientów korporacyjnych, budżetowanie i planowanie zakupów, robienie szybkich zamówień, analizę zakupów bez inwestycji w program komputerowy, tworzenie dedykowanych subkont z opcją autoryzacji zamówień przez przełożonego - mówi Sebastian Bigos.

Konkurencja na rynku dostawców artykułów biurowych jest coraz większa. Nie wytrzymał jej nawet dotychczasowy potentat Office Depot, który od stycznia tego roku znajduje się w stanie upadłości. Spółka wciąż funkcjonuje, ale jedynym ratunkiem dla niej jest znalezienie inwestora.

Coraz bardziej widoczna jest tendencja do konsolidacji branży. Popularną formą organizacyjną stały się tzw. grupy zakupowe. Skupiają one kilka lub kilkanaście biuroserwisów, które prowadzą wspólną stronę internetową, mają wspólny katalog, a w negocjacjach z producentami wykazują większą siłę przetargową, dzięki czemu mogą uzyskać od nich lepsze warunki. Przekłada się to oczywiście na niższe ceny artykułów biurowych dla klientów.

Do najbardziej znanych grup zakupowych należą Pro Office, OSAA, Partner 21 i Biuro 25. Próbują przeciwstawić się zagranicznej konkurencji, np. francuskiej firmie Lyreco. - Polskie podmioty zyskają szansę na rozwój, jeśli dalej będą tworzyć i ulepszać struktury kooperacyjne, a także ciągle poprawiać jakość swoich usług - mówi Małgorzata Wiśniewska, szefowa Ogólnopolskiej Sieci Biuroserwisowej OSAA. Tworzenie grup zakupowych jest korzystne również dla klientów, bo będą mniej płacić i zostaną lepiej obsłużeni.

Opinie klientów

Anna Ostankiewicz, Centrum Gospodarki Odpadami, oddział w Katowicach

W naszym biurze pracuje osiem osób. Artykuły zamawiam w dwóch firmach. Pierwsza specjalizuje się w materiałach eksploatacyjnych do urządzeń biurowych (cartridge, tonery) oraz w nośnikach danych (płyty CD, dyskietki). Drugiej zlecamy dostarczanie takich artykułów, jak: papier, skoroszyty, segregatory, długopisy, dziurkacze itp. Reklamę pierwszej firmy znalazłam w Internecie, druga przez jakiś czas znajdowała się w tym samym budynku co my i wtedy rozpoczęliśmy współpracę. Po przeprowadzce nasz kontakt się nie urwał. Z obu dostawców jesteśmy bardzo zadowoleni. Źeby zamówić odpowiednie produkty, nie muszę nawet korzystać z katalogów. Wystarczy krótka rozmowa przez telefon i następnego dnia mam wszystko, o co prosiłam. W obu przypadkach dostawa jest bezpłatna.

Katarzyna Ratajczak, Franpress

Firma, która dostarcza artykuły biurowe, została nam polecona. Współpracujemy z nią na stałe od trzech lat. W innych biuroserwisach robimy zakupy naprawdę sporadycznie. Do tej pory nie zawiedliśmy się na naszym dostawcy. Oferuje on całą gamę potrzebnych nam produktów. Przede wszystkim są to materiały biurowe i eksploatacyjne. Oprócz nich zamawiamy także artykuły chemiczne i niektóre spożywcze: kawę, herbatę, cukier, napoje. Korzystając z usług naszego dostawcy, wiem, że mogę liczyć na przejrzyste rozliczenie towaru i rabat, który dostajemy ze względu na stałą współpracę. Termin płatności za zakupy jest dla nas również korzystny. Bardzo często kontaktują się z nami przedstawiciele handlowi innych biuroserwisów, ale nie zamierzamy zmieniać dostawcy.

Gdzie zamówić usługę, ile to kosztuje

Poprosiliśmy dostawców artykułów biurowych o skalkulowanie kosztów dostarczenia:

• 10 kartonów papieru formatu A4 (5 ryz w każdym),
• 30 szerokich segregatorów (A4, 75 mm),
• 20 wąskich segregatorów (A4, 50 mm),
• 50 teczek zamykanych na gumkę,
• 100 długopisów typu BIC,
• 30 zwykłych ołówków o twardości HB,
• 50 opakowań karteczek samoprzylepnych (75/75, 100 sztuk w opakowaniu),
• 20 notatników 100-kartkowych w kratkę (A4, kartki odrywane z góry),
• 10 pudełek spinaczy (100 sztuk, spinacze okrągłe nr 28),
• 10 pudełek zszywek (100 sztuk, zszywki 24/6),
• 10 korektorów długopisowych,
• 20 pudełek nienagranych płyt CD (po 10 sztuk),
• 20 pudełek dyskietek (po 10 sztuk).

Dostawa jest w obrębie miasta, w którym siedzibę ma biuroserwis; odległość od odbiorcy wynosi 5 km. Ponieważ ceny artykułów mogą znacznie różnić się, wyliczone koszty powinny być traktowane orientacyjnie. Oferty biuroserwisów uszeregowaliśmy według kosztów realizacji zamówienia.